Letos na jaře jsme se v administrativním týmu 15. přední hlídky Royal Rangers Mariánské Lázně rozhodli začít používat Freelo jako nástroj pro řízení chodu kanceláře, každodenních činností, přípravy projektů a řízení vztahů s partnery.

V každodenní agendě nám Freelo pomáhá udržet přehled v osobních a delegovaných úkolech v situaci, kdy část týmu pracuje v kanceláři a část týmu na homeoffice, geograficky v rámci celé západní poloviny ČR. Freelo pomáhá vidět přehledně osobní úkoly jednotlivých pracovníků, udržet pořádek v úkolech, na jejichž plnění spolupracuje více lidí (včetně komunikace „na jednom místě“) a umožňuje flexibilně reagovat na nenadálé situace (např. onemocnění) možností rychlého delegování úkolu na dalšího člověka v týmu.

Při přípravě projektů se Freelo stává místem, kde uchováváme informace z brainstormingů, nastavujeme základní strukturu přípravy projektů, sdílíme informace o vyjednávání s klíčovými partnery a připravujeme podklady k projektovým žádostem. Po úspěšném obhájení projektu nám Freelo složí ke snadnému „překlopení“ podkladů do realizační fáze, přičemž pomáhá na nic důležitého nezapomenout. V realizační fázi se Freelo stává místem kompletního přehledu realizace projektu pro projektové týmy i management, pomáhá řídit procesy v projektových týmech tvořených interními i externími spolupracovníky a dává včas dobrý přehled o případném zpoždění realizace. Informace, které Freelo přehledně uchovává na jednom místě v budoucnu přispějí i k méně problémovému ukončování projektů, zpracování zpráv o realizaci a informování partnerů a veřejnosti o projektových výstupech.

Vztahy s partnery jsou pro nás klíčové a i tady nám Freelo vydatně pomáhá. Především umožňuje udržet přehled o vyjednávání s jednotlivými partnery, přehledně ve formě zápisů ze schůzek uchovat důležité informace a propojit jednotlivé partnery s konkrétními úkoly členů týmu, např. zavolej partnerovi, pohlídej termín, kdy partner něco slíbil atd.

Celkově nám Freelo usnadňuje spolupráci v hybridním týmu a šetří čas strávený dříve např. hledáním relevantních dokladů v cloudovém úložišti. Jednotlivým členům týmu přináší do jejich práce více klidu a jistoty, že na nic důležitého nezapomenou.